Casi todas las empresas tienen los mismos problemas y retos:
Cómo mejorar sus productos y servicios.
Incrementar las ventas.
Encontrar y retener talento.
Definir las prioridades.
Conseguir el compromiso de su equipo de trabajadores.
Hacer reuniones eficaces.
O estructurar mejor la información para mejorar la toma de decisiones o comunicarse mejor.
Para todo lo anterior, es importante emplear un sistema de gestión que permita hacer crecer a la empresa sin necesidad de reinventar constantemente la forma de hacer las cosas.
Pero para decidir un cambio del sistema de gestión en la empresa primero hay que admitir que algo no va bien. A veces puede ser duro reconocerlo. Aquí os dejo algunos comentarios de empresarios que os pueden ayudar a reflexionar.
• Trabajamos demasiadas horas y no obtenemos las ventas que esperamos.
• Me gustaría ser más rentable, consiguiendo un mayor beneficio.
• Siento que no consigo todo lo que quiero / necesito mayor aportación de mi equipo.
• No hay compromiso de mi equipo, siempre soy yo quien detecta los fallos de la empresa.
• Todo y todos se apoyan siempre en mí.
• Las reuniones no son dinámicas y muchas veces parece tiempo perdido.
• Etc.
Si alguna o todas de estas declaraciones te suenan familiar probablemente necesitas un sistema de gestión distinto del que estás aplicando.
En definitiva, los sistemas de gestión tratan de contestar a las siguientes preguntas:
1. ¿Qué queremos conseguir ? ¿A dónde queremos llegar? (propósito del trabajo).
2. ¿Qué hacer para conseguirlo? ¿cómo conseguirlo? (los procesos utilizados para realizar el trabajo de forma eficiente).
La cuestión es si el sistema de gestión que se aplica en este momento es el más adecuado o no, y si cumple con las expectativas de la dirección de la empresa.
Habitualmente nos encontramos que el empresario, director general o CEO, está absorbido por las tareas diarias o incluso peor, solo apagando fuegos y no tiene el tiempo para pensar en cómo mejorar el sistema de gestión.
Sin lugar a duda, cambiar la forma de cómo dirigir una empresa, solo se consigue con dedicación, tiempo y energía. Pero hay muy buenas razones para hacerlo, porque un buen sistema de gestión es la base para conseguir buenos resultados para la empresa y enfocar la misma al crecimiento, es decir, te ayudará a crecer más rápido, a gestionar con más eficacia, tener menos errores y llegar antes a tu destino.
Los seis componentes clave de un buen Sistema de Gestión:
El sistema de gestión debe tener en cuenta los siguientes puntos:
• Visión de la empresa. A dónde se dirige la empresa, cómo será dentro de 10 años. Al definir la meta a largo plazo todas las decisiones a corto plazo se toman con mayor claridad. Es la clave para alinear a todas las personas de la organización y ser efectivos como organización.
• Equipo/plantilla. Conseguir un equipo compuesto por personas que comparten los mismos valores y que tengan el conocimiento necesario para impulsar la empresa hacia el crecimiento. Definiendo las funciones de cada puesto y las habilidades / valores de las personas que componen el equipo. En definitiva, hay que conseguir que la empresa tenga a las personas adecuadas en los puestos adecuados.
• Prioridades. En una empresa hay muchas tareas y es fácil perderse entre emails, llamadas, reuniones y otras tareas. Solo si hay un sistema que asegure que nos centramos en las puntos importantes avanzaremos hacia el crecimiento de la empresa. Como solemos decir, en el día a día hay muchas tareas urgentes, pero pocas cosas importantes. De ahí la necesidad de no perder de vista nuestros objetivos y para conseguirlo, necesitamos un sistema de gestión eficaz.
• Responsabilidades. Hay tres escenarios en cuanto a las responsabilidades, de los cuales solo uno es aceptable: 1. Una tarea no tiene responsable 2. Hay varios responsables para la misma tarea 3. Cada tarea con su responsable. Un buen sistema de gestión se ocupa de clarificar y gestionar las responsabilidades de las distintas tareas.
• Datos. En la toma de decisiones, el directivo se encuentra con datos y opiniones. Opiniones, dentro del equipo, suele haber muchas y diferentes. Pero deben ser los datos el fundamento para tomar decisiones en la empresa y hacer previsiones. El sistema de gestión debe definir cuáles son los datos clave, cómo se usan y quién es el responsable de cada dato. Sin datos no podemos entender el pasado, ni ver tendencias o predecir el futuro. Al reforzar el componente de los datos conseguimos gestionar la empresa basándonos en hechos, tomar decisiones según parámetros fiables y depender menos de opiniones / sentimientos y corazonadas.
• Comunicación. La comunicación sirve para unir y fortalecer el equipo en el camino hacia la visión de la empresa. Es necesario crear una serie de hábitos de comunicación a través de reuniones de equipo, individuales, documentos compartidos, etc. Hoy con las nuevas tecnologías esto se suele desarrollar de forma más eficaz.
• Procesos. Un sistema de gestión ayuda de forma efectiva a crear estándares de trabajo para preparar la empresa para el crecimiento. Para homogeneizar las tareas o procesos hay que crear manuales que los homologuen y se puedan dar a conocer a todo el personal. Procesos mal desarrollados son el factor de riesgo más grande para las empresas en crecimiento. Los procesos eficaces deben ser: claros, replicables, documentados, tener el apoyo de herramientas y de fácil acceso.
Si uno de estos componentes no está bien desarrollado es muy probable que la empresa se quede estancada en algún momento y no pueda crecer por muy bueno que sea el producto o servicio que ofrece.
“Un buen sistema de gestión nos alerta de posibles oportunidades y nos ayuda a encontrar soluciones eficaces a los problemas que nos van surgiendo”.
La pregunta que cada propietario/Director General ha de hacerse es si el desarrollo de un nuevo sistema de gestión le va a dar un mejor ROI (retorno de la inversión realizada).
Para terminar, debo decir que un nuevo sistema de gestión, es un trabajo a medida, que conlleva un coste, al que hay que hacerle un seguimiento de implementación y resultados, sino acabará en un cajón cogiendo polvo, transformando la inversión realizada en un gasto improductivo y todo seguirá igual.
Muchas gracias, por la atención prestada. Un cordial saludo.
