SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA

De: Francisco Valiente Hervás - Socio Director de Facco Consulting

Casi todas las empresas tienen los mismos problemas y retos:

 Cómo mejorar sus productos y servicios.
 Incrementar las ventas.
 Encontrar y retener talento.
 Definir las prioridades.
 Conseguir el compromiso de su equipo de trabajadores.
 Hacer reuniones eficaces.
 O estructurar mejor la información para mejorar la toma de decisiones o  comunicarse mejor.

Para todo lo anterior, es importante emplear un sistema de gestión que permita hacer crecer a la empresa sin necesidad de reinventar constantemente la forma de hacer las cosas.

Pero para decidir un cambio del sistema de gestión en la empresa primero hay que admitir que algo no va bien. A veces puede ser duro reconocerlo. Aquí os dejo algunos comentarios de empresarios que os pueden ayudar a reflexionar.

• Trabajamos demasiadas horas y no obtenemos las ventas  que esperamos.
• Me gustaría ser más rentable, consiguiendo un mayor beneficio.
• Siento que no consigo todo lo que quiero / necesito mayor aportación de mi equipo.
• No hay compromiso de mi equipo, siempre soy yo quien detecta los fallos de la empresa.
• Todo y todos se apoyan siempre en mí.
• Las reuniones no son dinámicas y muchas veces parece tiempo perdido.
• Etc.

Si alguna o todas de estas declaraciones te suenan familiar probablemente necesitas un sistema de gestión distinto del que estás aplicando.

En definitiva, los sistemas de gestión tratan de contestar a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué  queremos conseguir ? ¿A dónde queremos llegar? (propósito del trabajo).

2. ¿Qué hacer para conseguirlo? ¿cómo conseguirlo?  (los procesos utilizados para realizar el trabajo de forma eficiente).

La cuestión es si el sistema de gestión que se aplica en este momento es el más adecuado o no, y si cumple con las expectativas de la dirección de la empresa.

Habitualmente nos encontramos que el empresario, director general o CEO, está absorbido por las tareas diarias o incluso peor, solo apagando fuegos  y no tiene el tiempo para pensar en cómo mejorar el sistema de gestión.

Sin lugar a duda, cambiar la forma de cómo dirigir una empresa, solo se consigue con dedicación, tiempo y energía. Pero hay muy buenas razones para hacerlo, porque un buen sistema de gestión es la base para conseguir buenos resultados para la empresa y enfocar la misma al crecimiento, es decir, te ayudará a crecer más rápido, a gestionar con más eficacia, tener menos errores y llegar antes a tu destino.

Los seis componentes clave de un buen Sistema de Gestión:

El sistema de gestión debe tener en cuenta los siguientes puntos:

• Visión de la empresa. A dónde se dirige la empresa, cómo  será dentro de 10 años. Al definir la meta a largo plazo todas las decisiones a corto plazo se toman con mayor claridad. Es la clave para alinear a todas las personas de la organización y ser efectivos como organización.

• Equipo/plantilla. Conseguir un equipo compuesto por personas que comparten los mismos valores y que tengan el conocimiento necesario para impulsar la empresa hacia el crecimiento. Definiendo las funciones de cada puesto y las habilidades / valores de las personas que componen el equipo. En definitiva, hay que conseguir que la empresa tenga a las personas adecuadas en los puestos adecuados.

• Prioridades. En una empresa hay muchas tareas y es fácil perderse entre emails, llamadas, reuniones y otras tareas. Solo si hay un sistema que asegure que nos centramos en las puntos importantes avanzaremos hacia el crecimiento  de la empresa. Como solemos decir, en el día a día hay muchas tareas urgentes, pero pocas cosas importantes. De ahí la necesidad de no perder de vista nuestros objetivos y para conseguirlo, necesitamos un sistema de gestión eficaz.

• Responsabilidades. Hay tres escenarios en cuanto a las responsabilidades, de los cuales solo uno es aceptable: 1. Una tarea no tiene responsable 2. Hay varios responsables para la misma tarea 3. Cada tarea con su responsable. Un buen sistema de gestión se ocupa de clarificar y gestionar las responsabilidades de las distintas tareas.

• Datos. En la toma de decisiones, el directivo se encuentra con datos y opiniones. Opiniones, dentro  del equipo, suele haber muchas y diferentes. Pero deben ser los datos el fundamento para tomar decisiones en la empresa y hacer previsiones. El sistema de gestión debe definir cuáles son los datos clave, cómo se usan y quién es el responsable de cada dato. Sin datos no podemos entender el pasado, ni ver tendencias o predecir el futuro. Al reforzar el componente de los datos conseguimos gestionar la empresa basándonos en hechos, tomar decisiones según parámetros fiables y depender menos de opiniones / sentimientos y corazonadas.

• Comunicación. La comunicación sirve para unir y fortalecer el equipo en el camino hacia la visión de la empresa. Es necesario crear una serie de hábitos de comunicación a través de reuniones de equipo, individuales, documentos compartidos, etc. Hoy con las nuevas tecnologías esto se suele desarrollar de forma más eficaz.

• Procesos. Un sistema de gestión ayuda de forma efectiva a crear estándares de trabajo para preparar la empresa para el crecimiento. Para homogeneizar las tareas o procesos hay que crear manuales que los homologuen y se puedan dar a conocer a todo el personal. Procesos mal desarrollados son el factor de riesgo más grande para las empresas en crecimiento. Los procesos eficaces deben ser: claros, replicables, documentados, tener el apoyo de herramientas y de fácil acceso.

Si uno de estos componentes no está bien desarrollado es muy probable que la empresa se quede estancada en algún momento y no pueda crecer por muy bueno que sea el producto o servicio que ofrece.

“Un buen sistema de gestión nos alerta de posibles oportunidades  y  nos ayuda a encontrar soluciones eficaces a los problemas que nos van surgiendo”.

La pregunta que cada propietario/Director General ha de hacerse es si el desarrollo de un nuevo sistema de gestión le va a dar un mejor ROI (retorno de la inversión realizada).

Para terminar, debo decir que un nuevo sistema de gestión,  es un trabajo a medida, que conlleva un coste, al que hay que hacerle un seguimiento de implementación y resultados, sino acabará en un cajón cogiendo polvo, transformando la inversión realizada en un gasto improductivo y todo seguirá igual.

Muchas gracias, por la atención prestada. Un cordial saludo.

LAS EMPRESAS QUE INVIERTEN EN EL EXTERIOR, CRECEN MÁS

De: Francisco Valiente - Socio Director de Facco Consulting

Recientemente se ha realizado un estudio sobre las empresas que están invirtiendo en el exterior, patrocinado por COFIDES,  publicado en el Economista y obteniendo las siguientes conclusiones:

·    Las empresas españolas que llevan a cabo operaciones de Inversión Directa en el Exterior (IDE) contemplan unas expectativas de crecimiento de sus ingresos muy favorables tanto en el lugar de destino como en el de origen de la inversión (España). Así, el 86,2 % ciento de las empresas prevé aumentar sus ventas en 2018 en España. Esta tendencia es también optimista en los países donde realizan la inversión y el 86,7% de ellas espera aumentar su facturación en el lugar de destino.

·   Las expectativas de empleo en España son positivas para las empresas que realizan inversiones en el exterior, ya que siete de cada diez empresas (67,9%) auguran un aumento del empleo en el país, lo que, unido a los datos de crecimiento de los ingresos, permite señalar el importante dinamismo en España de las empresas que realizan este tipo de inversiones.

·    Además, el informe señala que fortalecer el desarrollo de la internacionalización de la empresa española puede promover el crecimiento de la productividad, dada la mayor capacidad productiva, la mayor especialización y la absorción de nuevas tecnologías y efectos spillover. El término de “derrame” (spillover) consiste en la idea de que algunos individuos o empresas se benefician indirectamente de ciertas actividades o acciones realizadas por otros.

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Todo lo anterior es una realidad, pero antes de enfrentarse al mundo exterior, las empresas tienen mucho por hacer. Tienen que incorporar tecnología, mejorar procesos y capacitarse para producir con más calidad y menores costos. 

La salida al exterior, es la clave para el desarrollo de la empresa (Pyme), de la región /comunidad autónoma y de España.

Por consiguiente, las políticas del gobierno central y comunidades autónomas deben de ir orientadas a conseguir un doble objetivo:

1. Mejorar la infraestructura y procesos de las pymes para poder competir más y mejor en el exterior.
2. Políticas fiscales de apoyo a estas empresas:

•           Reducción de impuestos 
•    O deducciones por inversiones en I+D+i y en el exterior.

Y para conseguir el adecuado éxito y no se convierta en un derroche de recursos públicos debe ser requisito imprescindible, para acogerse a estos beneficios, contar con un plan de inversión a tres años, que implique mejoras en la producción e inversión en el exterior. Estas ayudas deberán ser un complemento e ir de la mano de la inversión de los accionistas o propietarios y entregadas atendiendo a las fases del plan aprobado.

De esta forma conseguiremos:

·     Tener Pymes más competitivas.

·     Crear empleo estable.

· Contar con una base de empresas en desarrollo y crecimiento estable en este país.

Si de una vez no acometemos con seriedad este tipo de políticas, nunca saldremos del subdesarrollo de la pyme y de la economía de la región.

Para terminar y como recordatorio, pongo algunos de los beneficios de la exportación para la empresa:

·      Reducción de riesgos:  Las empresas que logran colocar sus productos en el exterior quedan menos expuestas a los cambios cíclicos del mercado local. Por lo tanto, aumenta la estabilidad y crecimiento del negocio en el largo plazo 

·      Aumentar volumen de ventas: empezar a vender en nuevos mercados implica que el volumen de ventas aumentará. En consecuencia, el flujo de dinero o los ingresos también incrementarán.

·      Disminución del costo de producción por unidad: el incremento del volumen de compras de materia prima permite una mejor negociación de precios, condiciones de pago y tiempos de entrega. Además, el hecho de exportar abre a la empresa las puertas a mercados de proveedores en el exterior que pueden ofrecerles mejores condiciones de precio, pago y/o calidad. 

·      Desarrollo profesional de la empresa: las empresas que se aventuran en el negocio de la exportación por lo general tendrán un mejor posicionamiento para seguir creciendo y expandiéndose.

·      Aprovechamiento de excedente de producción: las empresas que tengan un exceso de producción, sin importar la causa, tienen la opción de vender los productos en el mercado internacional y no estar obligadas a descontar el producto en el mercado de origen o incluso tener que deshacerse del excedente. 

Espero que este articulo haya sido de utilidad. Un cordial saludo.

CONSEGUIR EL ÉXITO: PLAN INTERNACIONALIZACIÓN DE LA EMPRESA (PARTE III)

De: Francisco Valiente - Socio Director de Facco Consulting

PARTE III

q ¿Debo de tener una web? ¿Con tienda virtual para exportar?.

q Necesito dinero para mi INVERSIÓN de SALIDA AL EXTERIOR  ¿A quién acudo?

q ¿Cuando es recomendable una joint- venture (sociedad mixta) ?

q La unión hace la fuerza: las agrupaciones de exportación

q ¿Por qué se necesita un experto en comercio internacional?

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   XI. ¿Debo de tener una web? ¿Con tienda virtual para exportar?.

Actualmente, la Web es la ventana donde se asoman nuestros posibles clientes para conocer nuestro negocio, seriedad, etc. Si no tenemos web desconfiaran de nosotros. De ahí la importancia de contar con una web profesional, traducida a varios idiomas, imprescindible el inglés y el idioma del país de destino si es diferente. 

Si además queremos utilizar nuestra web como medio de venta “on-line”, debemos asegurarnos que:

§  Podemos soportar fechas de picos de venta.

§  Que la plataforma dispone de pasarela de pago (el equivalente a la TPV de cualquier comercio).

§  La web está optimizada para buscadores.

§  Permite una gestión completa de pedidos y clientes (carrito de compra).

§  Dispone de cálculo de gastos de envío y tiene control de stock.

§  Es fundamental tener una descripción detallada de nuestros productos e incluir un buscador.

§  Tampoco puede faltar un apartado sobre condiciones de compra, con información sobre la lista de precios, sistemas de pago, formas de envío, garantía, devoluciones/cambio, limitación de responsabilidad y protección de datos.

 Y al igual que si se tratase de una venta física, analiza tu competencia online”.

 XII.  Búsqueda de financiación para mi INVERSIÓN de SALIDA AL EXTERIOR ¿A quién acudo?

Encontrarás líneas específicas para la internacionalización de las pymes en préstamos ICO e ICEX, Cofides y organismos multilaterales. Profesionalmente considero que estas ayudas, deben de ser eso…AYUDAS. No basar nuestra salida al exterior en el dinero que podemos conseguir por medio de estos organismos. Como cualquier inversión en la empresa, ésta debe de ser estudiada con detalle y una vez tomada la decisión, apostar por el éxito de la misma rentabilizándola al máximo.

Cualquier inversión empresarial que se haga al 100% con dinero público o privado (banca), está expuesta al fracaso, ya que nuestra inversión comercial en el exterior hay que considerarla a medio plazo, ya que puede tardar un tiempo en rentabilizarse y las exigencias de amortización y costo (intereses) puede provocarnos un estrangulamiento financiero.

XIII. ¿Cuándo es recomendable una joint- venture (sociedad mixta) ?

Después de un tiempo en el país de destino y con volumen de ventas estable, podemos dar el salto a implantarnos con un socio local. Optar por una sociedad mixta es siempre más económico que montar una filial propia, ya que compartes con el socio local los gastos de constitución al 50%, consolidar una red de distribución en un mercado exterior, reducir costes económicos para el desarrollo de un producto, diversificar riesgos, mejorar la capacidad productiva, compartir conocimientos y experiencia con otras empresas locales, lograr una mayor competitividad o simplemente por beneficiarse de incentivos fiscales. 

XIV.  La unión hace la fuerza: las agrupaciones de exportación

Uno de los problemas de las empresas españolas (Pymes) es su pequeño tamaño, lo que dificulta su internacionalización. Los consorcios de exportación y las UTE (Unión Temporal de Empresas) pueden ser instrumentos útiles. Los consorcios se revelan como una buena alternativa para competir en los mercados internacionales, ya que permiten la agrupación de las pequeñas empresas con objetivos de exportación e intereses comunes, el principal, reducir costes en la salida al exterior. Desde el punto de vista jurídico, tienen personalidad propia y personal independiente de las empresas que lo constituyen. Un gerente suele estar al frente de cada uno de ellos. El tamaño de las empresas debe ser similar y que haya una complementariedad de los productos.

Entre las tareas que realizan están:

·     Las de participar en acciones de promoción.

·     Realizar misiones comerciales.

·     Organizar visitas a los clientes.

·      Y atender los pedidos de los clientes. 

Las ventajas son claras: reducen costes y ayudan a la percepción del cliente extranjero de que se dispone de suficiente infraestructura. 

 XV.  ¿Por qué se necesita un experto en comercio internacional? 

Por la documentación, trámites tantos legales como financierosynivel de contactos que hay que realizar. 

Como ejemplo, detallamos algunos documentos que forman parte en operaciones de comercio exterior o gestiones financieras/comerciales a realizar:

ü  Documentos comerciales. Incluye la factura comercial, factura pro forma, certificado de origen (lo tramitan las Cámaras de Comercio) y lista de contenido o parking list (descripción de la mercancía).

ü  Aduaneros. Son los Cuadernos ATA y CPD (permiten enviar mercancías temporalmente a 75 países); Documento Único Administrativo (DUA), que tramita la Agencia Tributaria; Intrastat (declaración periódicas).

ü  Otros trámites aduaneros como la inscripción en el Registro de Exportadores (impreso 036) y el IVA.

ü  Logística-transporte. Hablamos de la carta de porte por carretera, ferrocarril, marítimo y aéreo.

ü  Los códigos o Incoterms a utilizar: determinan el lugar y la forma de entrega de la mercancía, seguros, la transmisión de los riesgos y responsabilidades de pérdida o daños de la mercancía del exportador al importador, etc..

ü  Certificados. Incluye los seguros, certificados sanitarios, etc.

ü  Documentación financiera. Qué medio elegir para cobrar de forma segura nuestras ventas.

ü  Planificación agenda comercial en las visitas al país de destino.

ü  Etc.

Espero y deseo que pueda servir de interés este artículo para poder lanzarse a los mercados exteriores, donde esta el futuro de nuestras pymes, asumiendo riesgos controlados y obteniendo en el medio plazo el éxito deseado y, siempre que sea posible, de la mano de un profesional experimentado.

Un cordial saludo.